導(dǎo)語：檔案捐贈規(guī)范化管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、捐贈檔案形成一種時尚

隨著檔案捐贈社會環(huán)境不斷完善，越來越多有識之士把檔案捐贈作為一項(xiàng)社會責(zé)任。以筆者就報(bào)刊公開披露的檔案捐贈類新聞為例，1989年以前披露13條，1990—1999年期間38條，2000年至今202條。數(shù)量的逐年增多說明檔案捐贈在現(xiàn)今受到越來越多的關(guān)注。在這些檔案捐贈者中，主要是知名人士或其后裔，國家領(lǐng)導(dǎo)干部，愛國同胞、海外華人、外國友人，甚至普通市民以及一些組織等。

二、檔案捐贈工作規(guī)范化管理

從流程梳理的視角，檔案機(jī)構(gòu)開展檔案捐贈工作包括事前的準(zhǔn)備，事中的評價、接收和表彰，以及事后的整理與開發(fā)利用，形成一套完整的環(huán)節(jié)，需對其進(jìn)行規(guī)范化管理。

1.捐贈前的準(zhǔn)備。檔案捐贈工作的事前準(zhǔn)備包括檔案機(jī)構(gòu)依據(jù)自身館藏需求對重點(diǎn)征集對象進(jìn)行信息收集和調(diào)查研究，征集公告，發(fā)現(xiàn)對象后與檔案持有人進(jìn)行互動等。

（1）檔案機(jī)構(gòu)對自身的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容主要包括館藏類別、范圍及特點(diǎn)等，從中找出館藏不足和缺陷，進(jìn)而劃定重點(diǎn)征集對象和范圍；其次，通過深入調(diào)查，了解本地區(qū)歷史上涉及重點(diǎn)征集對象的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織以及出現(xiàn)過的著名人物等相關(guān)情況，在情況摸清基礎(chǔ)上主動走訪當(dāng)事人及有關(guān)部門進(jìn)行線索收集，建立調(diào)查信息檔案。

（2）征集公告并廣泛宣傳。檔案機(jī)構(gòu)可以充分利用報(bào)紙雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代傳媒工具，向社會各界征集公告。公告內(nèi)容主要包括征集意義、征集范圍和辦法、獎勵捐贈者的政策等。此外，還可以采用下發(fā)通知、張貼布告、印發(fā)宣傳品、舉辦會議或展覽等方式開展征集宣傳。通過廣泛宣傳，鼓勵更多社會組織或個人捐贈檔案。

（3）發(fā)現(xiàn)對象后與檔案持有人互動。通過征集公告和廣泛宣傳，一些檔案持有者會通過口頭或其他方式表達(dá)捐贈意愿。這時檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)采取電話或登門訪問等形式對捐贈者意愿、檔案內(nèi)容、數(shù)量等加以確認(rèn)，并組織好專家評審的前期準(zhǔn)備工作。此外，由于目前我國檔案機(jī)構(gòu)并沒有設(shè)置專職檔案捐贈管理部門，也不存在獨(dú)立的非政府組織，而是由檔案收集部門兼任。所以，為規(guī)范檔案捐贈事宜，有必要在現(xiàn)有框架范圍內(nèi)，至少指定專人并設(shè)定專職負(fù)責(zé)。有條件的，可以考慮設(shè)立專職檔案捐贈管理機(jī)構(gòu)。同時，明確具體的檔案捐贈管理事宜和流程。

2.捐贈過程的評價、接收和表彰。對捐贈檔案的正式接收應(yīng)包括檔案機(jī)構(gòu)確認(rèn)捐贈者意愿后，組織專家對捐贈檔案進(jìn)行鑒定和評估，辦理捐贈手續(xù)，接收進(jìn)館，并給予捐贈者表彰和獎勵的過程。

（1）組織專家鑒定評估。檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)確認(rèn)捐贈者意愿后取回?cái)M接收的檔案材料，組織專家進(jìn)行鑒定和評估。鑒定和評估要求根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)自身的需要，按照一定的接收原則、接收范圍、入藏標(biāo)準(zhǔn)來判定檔案的價值、數(shù)量和內(nèi)容，從而決定檔案是否可以進(jìn)館，并由專家形成評估報(bào)告，最終由檔案機(jī)構(gòu)審批。其中，捐贈的檔案并不是如數(shù)接收，而是結(jié)合館藏有選擇的補(bǔ)給。對于不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的捐贈檔案應(yīng)予以委婉的拒絕，以保證檔案館藏的結(jié)構(gòu)合理和質(zhì)量要求。

（2）辦理接收手續(xù)。經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，對經(jīng)鑒定和評估的準(zhǔn)予接收的檔案加以清點(diǎn)，移至館內(nèi)。這一過程中，對捐贈檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記表的設(shè)置要包括捐贈的檔案名稱、數(shù)量、年代、捐贈人、捐贈時間等基本條款。此外，與捐贈者簽訂協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容除標(biāo)明上述所列的捐贈檔案的品名、數(shù)量及獎勵政策等基本信息外，重點(diǎn)是明確相關(guān)法律關(guān)系：一是有關(guān)檔案限制利用關(guān)系。對于部分捐贈者提出的保護(hù)個人隱私、限制利用等特殊要求，檔案機(jī)構(gòu)有責(zé)任按照捐贈者意愿對不適宜開放的檔案限制對外利用，或經(jīng)過捐贈者同意后，才能對外公布并提供利用。二是檔案所有權(quán)關(guān)系。應(yīng)確認(rèn)捐贈檔案的完整所有權(quán)是否已經(jīng)具備，是否還涉及其他人的權(quán)屬訴求。只有征得了所有權(quán)各方的同意，捐贈檔案的所有權(quán)才能完整歸于檔案機(jī)構(gòu)，以避免日后可能出現(xiàn)的法律糾紛。三是著作權(quán)歸屬關(guān)系。一般情況下，檔案捐贈者在捐贈協(xié)議中將版權(quán)歸為自己，除此之外的著作財(cái)產(chǎn)權(quán)及相關(guān)著作人身權(quán)（除署名權(quán)以外的其他權(quán)利），在一定條件下可以轉(zhuǎn)讓。因此，應(yīng)明確相關(guān)著作權(quán)轉(zhuǎn)讓與否問題，明確檔案機(jī)構(gòu)對捐贈檔案相關(guān)著作權(quán)的行使問題。另外還需注意，依據(jù)《著作權(quán)法》規(guī)定，著作權(quán)（除署名權(quán)外，主要指發(fā)表權(quán)、使用權(quán)和獲得報(bào)酬權(quán)）為作者有生之年及死后50年。對此，結(jié)合《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)解釋，已超過著作權(quán)保護(hù)期限的捐贈檔案，歸檔案機(jī)構(gòu)合法擁有，轉(zhuǎn)化為社會檔案信息資源，可供社會利用。

（3）對捐贈者進(jìn)行表彰和獎勵。精神獎勵和物質(zhì)獎勵相結(jié)合的政策是我國調(diào)動各類人員從事社會主義建設(shè)積極性的一項(xiàng)基本政策，捐贈檔案的獎勵也不例外。依照《中華人民共和國檔案法》，檔案機(jī)構(gòu)在辦理完相關(guān)接收手續(xù)后，應(yīng)對捐贈者進(jìn)行形式多樣的表彰和獎勵，具體方法可有以下幾種：一是召開各種形式的表彰會和獎勵儀式；二是發(fā)放感謝信；三是利用報(bào)紙、雜志、電視、電臺、網(wǎng)絡(luò)等輿論工具宣揚(yáng)捐贈者的奉獻(xiàn)精神；四是頒發(fā)獎狀或收藏證書、贈送紀(jì)念品，授予捐贈者榮譽(yù)稱號等；五是對于捐贈特別珍貴的檔案的社會組織和個人發(fā)放適當(dāng)?shù)莫劷穑劷饠?shù)量不等，由各地檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況而定。

3.捐贈后的整理與開發(fā)。對檔案捐贈事后的處理關(guān)系到捐贈檔案日后的命運(yùn)，理應(yīng)得到重視。事后處理主要包括編制捐贈檔案清冊及簡介、整理捐贈檔案、移交捐贈檔案及其相關(guān)材料、組織和策劃捐贈檔案的開發(fā)利用等。

（1）編制捐贈檔案清冊及簡介。接收捐贈檔案進(jìn)館后應(yīng)由征集人員編制捐贈檔案清冊，并根據(jù)所捐贈檔案的內(nèi)容和背景，寫出詳細(xì)的捐贈檔案及其捐贈者簡介，提出接收進(jìn)館后的整理意見和開發(fā)利用建議。

（2）整理捐贈檔案。依據(jù)捐贈簡介和捐贈檔案清單，制定整理方案，開展整理工作。由于捐贈前檔案基本缺乏系統(tǒng)的整理，普遍存在零散不全和殘缺破損現(xiàn)象。所以，檔案機(jī)構(gòu)在整理捐贈檔案時，一般會在尊重原有整理基礎(chǔ)上進(jìn)一步分類或排列，依據(jù)具體情況可以組成全宗匯集，或以專題方式單獨(dú)放置，以便于保管和日后利用。

（3）移交捐贈檔案及其相關(guān)材料。為避免新的捐贈檔案入庫可能給庫房帶來的二次污染，應(yīng)在入庫前將整理完畢的檔案進(jìn)行消毒處理。而檔案一旦處理完畢，檔案保管部門要及時接收，移交入庫，并形成移交目錄、庫房接收登記表等文件，納入正常管理秩序。其中，事前規(guī)劃和接收捐贈階段產(chǎn)生的許多涉及檔案捐贈管理的材料，如檔案收集部門制定的征集計(jì)劃、征集檔案的圖片與相關(guān)資料、專家鑒定所提供的評估報(bào)告、研討會會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)審批意見、宣傳材料、捐贈協(xié)議、捐贈檔案清冊等，也需一并向檔案保管部門移交和整理。它們不僅為日后查考提供憑證，還為更好地開展和改革檔案捐贈管理工作提供借鑒。

（4）組織和策劃捐贈檔案的開發(fā)利用。捐贈檔案的入庫保管并不意味著檔案捐贈工作的終結(jié)。為滿足捐贈者的意愿和檔案利用者需求，還應(yīng)對捐贈檔案進(jìn)行組織策劃，充分開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)其利用價值。

檔案捐贈是社會倡導(dǎo)的一種文化行為，也是社會文明的一項(xiàng)表征。檔案機(jī)構(gòu)除給予重視外，還需對其進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案捐贈工作規(guī)范化，不僅有益于檔案在捐贈后得到妥善保管和開發(fā)利用，也能消除每一位捐贈者疑慮，同時滿足社會多樣化的檔案信息需求，并推動檔案捐贈工作有序開展。

作者:許晶晶王靜茹徐辛酉單位:廣西教育學(xué)院河北水文水資源勘測局中國人民大學(xué)