石油企業(yè)檔案管理措施

時(shí)間:2022-01-17 11:05:27

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石油企業(yè)檔案管理措施

摘要:隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,人們生產(chǎn)、生活中對(duì)石油資源的需求量逐漸增多,這就為石油企業(yè)的提供了良好的發(fā)展機(jī)遇與廣闊的發(fā)展前景。為提高石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,石油企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理,確保企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的安全、穩(wěn)定。本篇論文中,筆者主要探討了現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案管理中存在的問題,并提出了相應(yīng)的解決措施,以供參考。

關(guān)鍵詞:石油企業(yè);檔案管理;問題;解決措施

任何一個(gè)企業(yè),若想得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展與長(zhǎng)足的進(jìn)步,就必須高度重視企業(yè)管理,并要采取科學(xué)、有效的管理方法,提高企業(yè)管理水平,石油企業(yè)也是如此。石油企業(yè)管理中,檔案管理是一項(xiàng)十分重要的組成內(nèi)容,發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用,為提高石油企業(yè)管理效率,必須重視檔案管理工作。

1石油企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題

1.1重視程度不夠。首先,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)與重視,甚至有一些領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在信息化時(shí)代背景下的重要地位。有的單純地認(rèn)為收集企業(yè)往年的歷史資料,便是完成了檔案管理;有的認(rèn)為檔案管理無(wú)法直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益,從而錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)需要投入大量人才物力的不必要的工作。其次,缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí),沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案、業(yè)務(wù)之間的關(guān)系,導(dǎo)致檔案與業(yè)務(wù)出現(xiàn)了分離,也沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性與必要性[1]。再次,缺乏對(duì)檔案信息安全的正確認(rèn)識(shí)與重視,沒有意識(shí)到檔案信息安全對(duì)企業(yè)的重要意義,因?yàn)槭推髽I(yè)缺乏對(duì)檔案的保密意識(shí),沒有建立科學(xué)、完善的安全管理機(jī)制,忽視檔案審查與檔案管理,沒有安全保管檔案,借閱歸還手續(xù)不嚴(yán)格,從而嚴(yán)重威脅著檔案的保密性與安全性。最后,石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段處于被動(dòng)狀態(tài),在實(shí)際開展企業(yè)各項(xiàng)管理工作的過程中,缺乏開展檔案管理的主動(dòng)性、積極性,甚至開展檔案管理只是為應(yīng)付上級(jí)考察。1.2人員素質(zhì)不高。就現(xiàn)階段的情況來(lái)看,我國(guó)石油企業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)正在逐步穩(wěn)定向前發(fā)展,但信息化時(shí)代下,面對(duì)呈爆炸式增多的信息,目前的石油企業(yè)檔案管理人員尚無(wú)法在繁雜的檔案管理工作中做到游刃有余。檔案管理部門的人員素質(zhì)水平整體不高,缺乏既熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、又熟練新興科技與管理方法的高技術(shù)、高素質(zhì)人才,也缺乏能夠深入研究檔案信息、科學(xué)管理檔案資料的專業(yè)性人才。除此之外,檔案管理工作的開展過程中,所采取的管理方法也存在一定的滯后性,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,石油企業(yè)也應(yīng)用了一些數(shù)字化、智能化技術(shù),但現(xiàn)階段仍無(wú)法完全取代手工管理方式,也沒有可以熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高技術(shù)人才,導(dǎo)致檔案管理的信息化發(fā)展緩慢。1.3檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。石油企業(yè)中,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理是實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的前提與基礎(chǔ)。但由于受到歷史原因的影響,導(dǎo)致石油企業(yè)在檔案管理方面的基礎(chǔ)相對(duì)較差,案卷標(biāo)題、檔號(hào)等方面,尚未明確一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)的混亂局面,嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作的順利開展。

2提高檔案管理水平的措施

2.1深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),提高對(duì)檔案管理的重視程度。石油企業(yè)要想從根本上提高檔案管理效率與檔案管理水平,就要深化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視,使領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要意義。只有這樣,才能使領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理納入企業(yè)管理的重點(diǎn),并積極加強(qiáng)檔案管理,為檔案管理提供充足的人財(cái)物力,從而確保檔案管理工作的有序開展[2]。2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。首先,在進(jìn)行人才招聘的時(shí)候,應(yīng)注重人才的專業(yè)知識(shí)與技能,招收既熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、又熟練檔案管理科學(xué)方法的高技術(shù)人才,從源頭上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力,才能確保檔案管理工作的順利開展。其次,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員,應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)與再教育。信息化時(shí)代下,科學(xué)技術(shù)日新月異,信息呈爆炸式增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì),石油企業(yè)檔案管理面臨著新的要求與新的挑戰(zhàn),檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)地提高自身的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力[3]。石油企業(yè)應(yīng)為員工提供更多的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),幫助現(xiàn)有檔案管理人員熟悉檔案管理流程、拓寬眼界,以確保檔案管理效率的提高,推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。2.3實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地進(jìn)行檔案材料的收集、歸檔,建立完善的檔案管理制度,是提高檔案管理水平基礎(chǔ)。為此,要針對(duì)檔案材料的收集,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),致力于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化,創(chuàng)新檔案材料的收集方式,可以結(jié)合重點(diǎn)收集、全面收集的方法。加強(qiáng)對(duì)時(shí)間的要求,根據(jù)不同類型檔案形成條件的差異,做到對(duì)檔案的適時(shí)收集,確保檔案不重復(fù)、不延誤、不丟失。對(duì)不同載體、不同種類的檔案,需要集中進(jìn)行管理,并要健全借閱制度,確保檔案的保密性、安全性;嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制,依照相關(guān)規(guī)定,對(duì)檔案管理失職行為進(jìn)行嚴(yán)格處理。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述,檔案管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容,切實(shí)做好檔案管理,不僅有利于全面了解企業(yè)的發(fā)展歷程,還可以為企業(yè)管理提供良好的信息支持,方便各項(xiàng)具體管理工作的順利開展,基于此,必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視與研究力度。

參考文獻(xiàn):

[1]賈慕云.分析企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)及措施[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2017,(16):267.

[2]章莉.論企業(yè)檔案管理工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(19):56-57.

[3]謝發(fā)紅.石油企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(07):188.

作者:田英坤 單位:大慶鉆探工程公司地質(zhì)錄井二公司