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摘要：疾控公文管理系統(tǒng)主要通過單位各部門間建立標準、統(tǒng)一公文交換和共享機制，逐步實現(xiàn)相關應用功能有機連接，促進上下級部門間、平級部門間快捷、便利的公文流轉(zhuǎn)、交換和管理。實現(xiàn)辦公流程規(guī)范化和無紙化，節(jié)省時間，提高工作效率。本文對福建省疾病預防控制中心使用的疾控公文管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)情況及存在問題進行分析，并提出改進措施。

關鍵詞：疾控機構(gòu)；政務公文；公文交換；工作效率

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子政務系統(tǒng)自動化作為現(xiàn)代辦公和計算機技術(shù)的有機融合，是當前疾控等企事業(yè)單位的新型辦公模式；公文管理系統(tǒng)是電子政務系統(tǒng)的重要組成部分，可提高公文的流轉(zhuǎn)與處理效率，實現(xiàn)省內(nèi)疾控系統(tǒng)內(nèi)部、各單位、各處所及各科室間的信息共享和協(xié)作辦公。本文對福建省疾病預防控制中心（疾控中心）使用的疾控公文管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)情況及存在問題進行分析，并提出改進措施。

1數(shù)據(jù)來源

福建省疾控中心2019年7～12月公文管理系統(tǒng)為EI數(shù)據(jù)，其中收文1075件、發(fā)文244件。系統(tǒng)分為收文和發(fā)文流程：①收文：登記、擬辦、批示、交辦、承辦和歸檔。收文全程平均3．9d，收文84．8％一周內(nèi)辦結(jié)。②發(fā)文：擬稿、會稿、審核、簽發(fā)、編號、校、排版印制和蓋章歸檔。發(fā)文全程平均4．6d，發(fā)文一周內(nèi)辦結(jié)為93．3％。

2系統(tǒng)實施中的存在問題

2．1建設認知偏差。電子政務系統(tǒng)建設主體不同，很大程度影響系統(tǒng)應用的全面性和準確性。建設者和需求者信息不對等、不完全了解建設需求，導致電子政務系統(tǒng)功能設計不完善，不能最大限度地保證信息傳遞的快速便捷；同時，需求者重硬件輕軟件，缺乏對軟件的投入。隨著文件流轉(zhuǎn)數(shù)的增多，電子文件存檔數(shù)據(jù)量大。系統(tǒng)與外網(wǎng)對接、系統(tǒng)內(nèi)部信息交換，存在以下安全隱患：2．2收文流程。2．2．1批示、承辦收文流程對來文時效性有嚴格的要求，在批示環(huán)節(jié)中，對時效性強的文件需及時處理，但由于分管領導出差、培訓或開會等原因，沒有內(nèi)網(wǎng)環(huán)境而不能及時處理文件，或在承辦環(huán)節(jié)中，專業(yè)性強的文件不能和其他日常工作一樣，臨時請他人代辦，如果相關人員外出，必然導致文件流轉(zhuǎn)過程滯后、直接影響公文處理的整體效率。2．2．2查詢、歸檔。中心每年各類來文平均約2000件，因數(shù)量多、來源廣以及需要查詢的次數(shù)多，但查詢系統(tǒng)不靈活，導出的界面固定死板，不能直觀統(tǒng)計，同時歸檔環(huán)節(jié)只是簡單保存，不能進行電子化分類和排序，更不能檢索、調(diào)用和傳輸，極大影響了文件查詢的效率。2．3發(fā)文流程。2．3．1文件模板、格式問題。發(fā)文的類型模板和格式都有嚴格規(guī)定，但在實際擬稿中，擬稿人或?qū)徍巳藢母袷娇赡懿粔蛄私?，例如行文字體的大小、標點使用錯誤等，導致公文需退回擬稿，造成一定延誤、發(fā)文流程滯后。2．3．2發(fā)文用印問題。傳統(tǒng)電子簽章對用戶賬號進行設定，只需進入設定賬號就能用印，安全性低。電子簽章只有疾控中心電子用印項，沒有合同章、騎縫章等，也無法支持在手機上閱讀和編輯帶有印章的文檔，導致只能打印出紙質(zhì)公文用印后再行掃描。2．4公文協(xié)同辦公。中心與基層單位間各種業(yè)務工作的上報和下達，均采用紙質(zhì)發(fā)文形式通過傳統(tǒng)郵寄方式發(fā)送到各單位，耗時耗材，甚至有時導致發(fā)文執(zhí)行出現(xiàn)延后。加強各級疾控機構(gòu)間的聯(lián)系、提高公文交換質(zhì)量和效率、信息及時上傳下達的需求，越來越強烈。

3升級公文管理系統(tǒng)的改進措施

為提升電子政務公文流轉(zhuǎn)效能，提高辦文效率，推進信息化辦公，結(jié)合上述問題，現(xiàn)提出系統(tǒng)升級方案與改進措施。3．1做好系統(tǒng)培訓、定期反饋溝通。電子政務系統(tǒng)自動化過程復雜，不可能一蹴而就、短時間內(nèi)達到很好效果；系統(tǒng)建設者和使用者建設信息未必一致，需摸索和探究，就像開發(fā)一個軟件只占整個項目時間和金錢的30％，而軟件后期的運維卻占整個項目的70％，實現(xiàn)電子政務系統(tǒng)自動化只是最基礎的部分，而后的運維才是最關鍵［1］，因此，對運行過程中存在的問題要及時溝通反饋，同時根據(jù)疾控系統(tǒng)辦公需要選擇適當?shù)拈_發(fā)方式，做好系統(tǒng)培訓，對收發(fā)文常見的問題（發(fā)文格式、電子印章使用和公文查詢等流程）應加強宣貫，避免同類問題多次發(fā)生。3．2實時跟進公文流轉(zhuǎn)進度、保障電子印章安全。系統(tǒng)存在流程監(jiān)控不支持可視化，針對時效性強的公文，可設置公文催辦、自動短信提醒，同時，設置公文統(tǒng)計圖表，針對公文辦理時長統(tǒng)計，設置公文考核，督促公文辦理時限。實現(xiàn)電子化留痕、網(wǎng)上跟蹤，提高文件流轉(zhuǎn)效率。設置Office安全簽章組件，支持系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗證等功能，保證印章安全可信，防偽防盜。3．3公文協(xié)同辦公系統(tǒng)建設。為解決原公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)無法與省內(nèi)其他疾控機構(gòu)進行公文收發(fā)的問題，應按照國家統(tǒng)一標準，建立省疾控電子公文交換中心，實現(xiàn)省市縣疾控系統(tǒng)多級公文的傳輸、處理和交換環(huán)節(jié)的一體化管理。可采用B／S（瀏覽器／服務器）操作方式，使網(wǎng)絡辦公不受地域限制、不再需要紙質(zhì)發(fā)文進行打印裝訂郵寄。同時，系統(tǒng)可采用CA認證登錄方式，加強單位用戶身份識別，對登錄用戶分配不同角色進行管理，以保障信息安全。3．4建立移動辦公系統(tǒng)。移動辦公是對傳統(tǒng)意義上辦公系統(tǒng)的補充，可保證各級出差人員只要有無線網(wǎng)絡覆蓋，就可利用手機、平板電腦等移動終端設備與單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)連接［2］。通過移動客戶端，實現(xiàn)公文信息手機提醒、公文信息檢索、公文簽閱處理等移動設備功能，以降低文件積壓頻率。

4新公文管理系統(tǒng)實施成效

4．1高效化工作環(huán)節(jié)。新公文管理系統(tǒng)實施半年，分析2019年7～12月（實施后）公文處理情況，其中收文1074份、發(fā)文243份，公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)與1～6月份（實施前）的數(shù)據(jù)比較，見表1。實施后7～12月收文平均總時長3．9d，發(fā)文平均總時長4．6d，公文處理總時長比原來減少32．0％，公文運轉(zhuǎn)更為高效快捷。4．2標準化處理流程。按照處所構(gòu)架確定公文流程標準化結(jié)構(gòu)，不同的部門和個人有不同的信息訪問權(quán)限，同時配置流程化與規(guī)范化節(jié)點操作，在自動化辦公系統(tǒng)下變得更為便利［3］，各環(huán)節(jié)的文件流轉(zhuǎn)更為規(guī)范化。4．3網(wǎng)絡化實時監(jiān)控。優(yōu)化公文管理模塊，實現(xiàn)監(jiān)控可視化、支持多人并發(fā)等功能。全部環(huán)節(jié)都集中在電子政務公文管理系統(tǒng)平臺中進行數(shù)據(jù)跟蹤，能實時反饋本人該項工作的流程環(huán)節(jié)情況及結(jié)果，實時提醒并匯總至管理部門當前分類權(quán)限的總體情況。以網(wǎng)絡式結(jié)構(gòu)多點查詢，歷史記錄可追溯，真實有效地做到透明可控［4］。4．4協(xié)同化公文交換。按照公文交換標準，實現(xiàn)省市縣疾控中心包括公文、郵件、公告在內(nèi)的電子文件交換，實現(xiàn)全省疾控系統(tǒng)公文上傳下達，改變了公文需紙質(zhì)打印、郵寄的歷史。福建CDC協(xié)同辦公系統(tǒng)經(jīng)過半年運行，登入用戶105人，下發(fā)各類文件123份，從原先紙質(zhì)文件裝訂郵寄全流程需要平均7個工作日，壓縮至平均5h可辦理完成。

綜上所述，福建省疾控中心電子政務系統(tǒng)以先進的計算機和通訊技術(shù)為主要手段，實現(xiàn)單位關鍵辦公應用為導向，搭建了覆蓋全單位的自動化公文管理系統(tǒng)。針對公文管理系統(tǒng)的存在問題進行改進，促進了高效協(xié)作、及時溝通及資源共享，極大提高了辦公效率，保證了任務完成的時效性［5］，為全省疾控系統(tǒng)的信息化建設提供了堅實保障。

參考文獻

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［2］李承欣．福建省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳辦公自動化系統(tǒng)升級改造的規(guī)劃和思考［J］．中國農(nóng)業(yè)科技，2018，10：51－56．

［3］馬西軍．OA自動化辦公系統(tǒng)提升管理水平促進企業(yè)發(fā)展［J］．現(xiàn)代企業(yè)文化，2017，14（5）：110．

［4］王新，董一潁，王藩，等．基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)師權(quán)限的生命周期閉環(huán)管理［J］．武警醫(yī)學，2017，5（28）：440－442．

［5］崔娟．淺析OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應用［J］．信息通信，2018，183（3）：181－182．

作者:鄭茜 單位:福建省疾病預防控制中心