摘要：在信息化快速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在嘗試采用信息化管理方法。目前農(nóng)村醫(yī)院檔案管理也在朝著信息化的方向發(fā)展，作為一種新型的檔案管理方式，醫(yī)院采用信息化管理模式和技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性和高效化，不僅保證了檔案資源共享，同時(shí)也進(jìn)一步推動了醫(yī)療事業(yè)的信息化進(jìn)程。本文主要針對鄉(xiāng)村醫(yī)院檔案管理信息化展開探討，分析了鄉(xiāng)村醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)方法，論述了檔案管理信息化的策略，提出了一些比較可行的對策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)村醫(yī)院，檔案管理，信息化，策略

隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅有利于我們更好的做好檔案管理工作，同時(shí)也有利于我們更加明確未來信息化的發(fā)展方向。對于鄉(xiāng)村醫(yī)院來說要實(shí)現(xiàn)信息化，就必須要著力提升信息化水平，在構(gòu)建信息化檔案管理體系的前提條件下，采取有效的信息化管理措施，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字等管理技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)信息檔案管理工作的一體化。

1鄉(xiāng)村醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題

1.1對檔案信息化管理不夠重視。檔案的利用效果和檔案的管理工作息息相關(guān)，而做好檔案管理的前提毫無疑問是樹立檔案管理的意識。但是目前許多鄉(xiāng)村醫(yī)院缺乏對檔案管理的重視，很多檔案管理工作無人負(fù)責(zé)，更有一些醫(yī)院基本沒有精力和時(shí)間處理檔案管理事宜，對檔案管理工作不聞不問，領(lǐng)導(dǎo)也普遍認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可做可不做的工作，這就導(dǎo)致檔案管理的實(shí)現(xiàn)非常困難。一方面是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理過于繁瑣，另外一方面是沒有形成一套科學(xué)合理的檔案管理流程[1]。1.2鄉(xiāng)村醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不足。正如上文所述，許多鄉(xiāng)村醫(yī)院不僅在意識上對檔案管理工作不夠重視，同時(shí)在檔案管理的硬件方面也不夠強(qiáng)大，不少鄉(xiāng)村醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)的管理方法，這樣的管理方式不僅浪費(fèi)過多的人力物力，而且管理的效率較低，也在一定程度上影響了檔案管理工作的發(fā)展，影響了檔案管理者的工作積極性。究其原因，就是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不足，沒有及時(shí)更新管理方式[2]。1.3缺乏檔案信息化管理制度。目前也有一些醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但是只是比較初級的信息化管理模式，在檔案信息化管理的過程中，醫(yī)院檔案管理人員沒有按照一定的管理制度開展管理工作，沒有充分發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的管理優(yōu)勢，還有一部分醫(yī)院在信息化管理的過程中，沒有針對信息化管理的特點(diǎn)制定信息化管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員無章可循，在管理的過程中較為缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致在檔案的整理查閱利用過程中依然會存在檔案丟失或者錯(cuò)亂的問題。

2鄉(xiāng)村醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

醫(yī)院檔案是一種特殊的數(shù)據(jù)資源，記錄了醫(yī)院、醫(yī)療科研成果以及病人的相關(guān)信息。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理成為當(dāng)今醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。然而在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，陳舊的檔案管理意識淡薄等問題還未得到解決，新的信息化和現(xiàn)代化檔案管理問題已經(jīng)呈現(xiàn)，并且成為限制醫(yī)院檔案發(fā)展的瓶頸。本文將探討醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題，并提出相應(yīng)對策以供參考。

一、醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化水平不高且推進(jìn)緩慢。原始的紙質(zhì)檔案，記錄的信息非?；祀s，且數(shù)量龐大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要進(jìn)行大量的整理校對，不可以直接交換信息。目前，隨著社會信息化水平的不斷提高，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員選擇了現(xiàn)代管理系統(tǒng)。然而，醫(yī)院檔案的整體信息化管理水平并不高，專業(yè)管理人員也比較缺乏。一些醫(yī)院和部門仍然使用傳統(tǒng)的手工方法獲取檔案數(shù)據(jù)，查詢檔案信息時(shí)也主要采用人工方法，這種模式的效率比較低，檔案信息的準(zhǔn)確性也得不到保證，無法適應(yīng)新時(shí)代人們對檔案的需求。（二）人員素質(zhì)無法適應(yīng)檔案信息化管理。隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提高，檔案信息化提上日程，很多新的開發(fā)軟件都用在了檔案管理上，這在有利于檔案管理的正規(guī)化和高效性的同時(shí)，也對檔案管理人員提出了新的要求。然而，在實(shí)際的工作中，醫(yī)院各部門卻認(rèn)為檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)，人人都可以勝任，領(lǐng)導(dǎo)層面也對檔案管理投入有限，沒有給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致人員大多兼職或臨時(shí)充當(dāng)，甚至還有部分管理人員是從護(hù)理科或者從其他科室臨時(shí)抽調(diào)，經(jīng)過簡單培訓(xùn)甚至沒有專業(yè)培訓(xùn)就上崗，缺乏檔案管理的熱情，工作積極性和認(rèn)識性都不足，檔案專業(yè)性和信息化能力更無從談起。（三）工作體制不健全影響檔案信息化進(jìn)程?，F(xiàn)階段很多醫(yī)院在檔案管理工作中存在著標(biāo)準(zhǔn)陳舊、部門不協(xié)調(diào)、分工不明確等問題，這就使得檔案信息的收集、管理工作更加隨機(jī)、盲目。很多非常有價(jià)值的醫(yī)療文件沒有及時(shí)收集、整理、存檔，這不僅造成了信息的混亂和查詢時(shí)的困難，也導(dǎo)致了醫(yī)療資源的巨大浪費(fèi)，極大地影響了檔案管理工作的完整性和信息化。再者，醫(yī)院的主要服務(wù)對象是病人，病人的診斷信息、住院時(shí)日常身體狀況等信息均是醫(yī)院檔案的內(nèi)容。然而醫(yī)務(wù)人員在日常工作中沒有足夠的精力和能力來維護(hù)檔案管理，需要專門的檔案管理人員來管理檔案。這就使得檔案信息的收集、管理發(fā)生分離，如果缺乏信息化管理，這兩個(gè)環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生偏差的概率就會增加，將極大地影響醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性和效率。

二、破解醫(yī)院檔案信息化管理難題的策略

（一）提高管理人員的專業(yè)水平，為檔案信息化管理提供人力支撐。醫(yī)院檔案管理不僅僅是資料素材的整理與利用，還包括理念輸入和意識輸送等內(nèi)容，本質(zhì)上是一種信息服務(wù)和人才教育有機(jī)結(jié)合的過程。醫(yī)院應(yīng)系統(tǒng)地培訓(xùn)檔案保管員，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，完善檔案管理方法，促進(jìn)其更加科學(xué)化，將醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃中，高度重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，提高檔案保管員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化管理。（二）收集與管理快速結(jié)合，為檔案信息化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息的收集和管理環(huán)節(jié)是分開的，不能將收集的數(shù)據(jù)及時(shí)上傳并進(jìn)行分析，這是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的最大問題，所以需要對檔案管理方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)完善，以解決這一問題。應(yīng)當(dāng)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)化與完善，將檔案管理工作與醫(yī)院人員的日常工作緊密結(jié)合起來，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該成為檔案的第一個(gè)管理人員，利用現(xiàn)代科技對信息錄入過程進(jìn)行簡化，比如醫(yī)護(hù)人員可以利用平板電腦，通過檔案管理錄入功能對病人情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)中，這樣患者就能夠隨時(shí)查閱，可以很好的解決檔案收集慢、程序多、管理難、數(shù)據(jù)繁等問題。將檔案信息的收集、上傳整合在一起，不僅能夠及時(shí)將收集到的檔案信息及時(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)還能夠?qū)⑸蟼鞯男畔⑦M(jìn)行快速分類，確保后續(xù)檔案管理工作的順利開展，切實(shí)提高檔案管理的工作效率。（三）搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案信息化管理提供動力支持。隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)該整合到檔案管理工作中，為醫(yī)院的檔案管理提供更好的服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要軟硬兼?zhèn)洌t(yī)院可以在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)來管理醫(yī)院檔案，通過電子文件的方式將醫(yī)院檔案進(jìn)行存儲，能夠大幅度降低紙質(zhì)檔案所占空間，促進(jìn)存儲范圍、內(nèi)容以及時(shí)間的擴(kuò)大與延長，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，病例檔案和文書管理、圖表等分類存儲，數(shù)字化管理，存儲方便，查閱容易，輕松共享，更保證了信息的時(shí)效性。紙質(zhì)檔案存儲與檔案管理信息化相結(jié)合，共同為醫(yī)院檔案管理可持續(xù)發(fā)展提供動力支持。按照目前醫(yī)院檔案管理的使用情況來看，大致可以分為以下幾個(gè)子系統(tǒng)：一是檔案儲存管理子系統(tǒng)。它能夠?qū)λ鏅n案進(jìn)行自動編號分配和管理，在檔案出入檔案庫時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)定位，方便檔案管理的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案的動態(tài)化管理。二是檔案查詢管理子系統(tǒng)。主要是在工作人員查詢檔案時(shí)，提供檔案目錄和檔案的出庫指令，準(zhǔn)確的定位到檔案位置，工作人員可以很快找到。三是檔案銷毀管理子系統(tǒng)。它是在檔案失去存在價(jià)值時(shí)發(fā)揮作用，每份檔案在存儲時(shí)都設(shè)定了存儲的固定周期，檔案達(dá)到設(shè)定好的保管時(shí)間時(shí)，子系統(tǒng)會提醒工作人員進(jìn)行銷毀或者是自動運(yùn)行程序進(jìn)行檔案銷毀。四是檔案安全管理子系統(tǒng)。檔案安全管理子系統(tǒng)的主要作用就是保證檔案的安全性，通過使用安全監(jiān)控等現(xiàn)代化的電子安全技術(shù)來對檔案進(jìn)行保管，當(dāng)有非工作人員對檔案進(jìn)行違法操作時(shí)，系統(tǒng)會自動進(jìn)行報(bào)警，發(fā)送警報(bào)至檔案管理人員及安全保衛(wèi)部門，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的安全管理。（四）做好檔案的信息保護(hù)工作，為檔案信息化管理化解風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)為檔案管理工作帶來極大便利的同時(shí)，也帶來了巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。如果數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器發(fā)生宕機(jī)或程序產(chǎn)生錯(cuò)誤，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄漏。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)面臨著更多的風(fēng)險(xiǎn)，病毒以及其他網(wǎng)絡(luò)漏洞將給檔案管理工作造成巨大的損失。因此，醫(yī)院在加強(qiáng)檔案管理的信息化的同時(shí)，必須重視檔案信息的保護(hù)工作。醫(yī)院一方面要致力于利用先進(jìn)的反攻擊和反黑客技術(shù)，也要在硬件上加大對防火墻等防御設(shè)備的投入，讓檔案信息的保存更安全更可靠；另一方面，醫(yī)院要在管理層面上來加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，對電子檔案的管理者和設(shè)備維護(hù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、開展工作交流、加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，讓其認(rèn)識到自身的重大責(zé)任，盡最大努力把檔案的管理工作做好做強(qiáng)。

總之，在信息化浪潮下，醫(yī)院檔案的信息化管理受到越來越多的關(guān)注，也出現(xiàn)了一些突出問題和弊端。理清問題，有針對性的采取相應(yīng)對策，才能適應(yīng)新形勢下的醫(yī)療體制要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

摘要：在信息時(shí)代背景下，電子檔案普及也成為了發(fā)展要點(diǎn)，很多單位以及企業(yè)對于數(shù)字化管理工作的重視程度也在不斷提升，快捷的查詢方式、完善的檔案內(nèi)容以及在線搜索等優(yōu)勢是數(shù)字化管理發(fā)展關(guān)鍵，所以文物檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展也成為了發(fā)展趨勢。為了能夠有效實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理，本文通過對文物檔案數(shù)字化管理的意義、現(xiàn)狀與措施的分析，探討如何提高文物檔案數(shù)字化管理的水平。

關(guān)鍵詞：文物檔案；數(shù)字化；管理

文物分為可移動文物和不可移動文物。根據(jù)《文物保護(hù)法》第十五條規(guī)定，不可移動文物保護(hù)單位要“劃定必要的保護(hù)范圍，做出標(biāo)志說明，建立記錄檔案，并區(qū)別情況分別設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或者專人負(fù)責(zé)管理”，即“四有”要求。第三十六條規(guī)定，館藏文物“必須區(qū)分文物等級，設(shè)置藏品檔案，建立嚴(yán)格的管理制度”。不管是不可移動文物還是可移動文物，都對文物檔案提出了很高的要求。在信息化時(shí)代背景之下，文物檔案傳統(tǒng)管理方式也出現(xiàn)了較多的問題，無法有效滿足當(dāng)今社會文物檔案管理工作需求，所以對文物檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究有著十分重要的意義。目前，我國文物檔案數(shù)字化管理明顯還處在初步發(fā)展階段，無法真正有效實(shí)現(xiàn)電子化管理。為了能夠改善這一現(xiàn)狀，筆者就文物檔案的數(shù)字化管理工作進(jìn)行了如下研究：

一、文物檔案數(shù)字化管理意義

檔案信息數(shù)字化就是將文物檔案資料借助于紙質(zhì)或者是機(jī)讀的形式作為物質(zhì)對象，其在實(shí)施過程中會借助于計(jì)算機(jī)來對檔案資料進(jìn)行收集、整理與加工，這樣就能讓其有效地轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，從而便于使用者利用。相比于傳統(tǒng)方式，文物檔案的數(shù)字化管理意義顯著。首先，能夠充分借助于計(jì)算機(jī)本身所具備的優(yōu)勢來有效提升檔案使用效率?，F(xiàn)今大多數(shù)文博單位的計(jì)算機(jī)應(yīng)用模式都十分的單一，開發(fā)功能也較為簡單，無法將現(xiàn)代化設(shè)備價(jià)值發(fā)揮到最佳，而數(shù)字化管理的落實(shí)則能有效改善這一情況，提高文物檔案管理質(zhì)量。其次，文物檔案的數(shù)字化管理還能有效縮短文物檔案信息加工時(shí)間，不管是快速加工還是檢索，其需要花費(fèi)的時(shí)間都十分的短，而且還能為使用者提供全面且準(zhǔn)確的檔案信息，提高文物檔案的利用效率。最后，文物檔案數(shù)字化管理拓展了文物保護(hù)的深度和廣度，通過數(shù)字化管理構(gòu)建文物大數(shù)據(jù)庫，可以提高文物保護(hù)的聯(lián)動性?？傊奈餀n案數(shù)字化管理不僅是新時(shí)展的重要趨勢，也是提升文物檔案管理質(zhì)量的有效手段。

二、文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

【摘要】隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作日益重要。事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)新時(shí)代的要求，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷改革，利用互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的科學(xué)技術(shù)，用開創(chuàng)性思維和方法重新審核檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作，使事業(yè)單位檔案管理更加規(guī)范。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；管理；優(yōu)化策略

事業(yè)單位檔案儲存了本單位真實(shí)的歷史資料，真實(shí)記錄了工作人員在工作中產(chǎn)生的有價(jià)值的資料，是事業(yè)單位工作執(zhí)行的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化的檔案管理工作有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。本文重點(diǎn)探討了事業(yè)單位檔案管理的特征、規(guī)范化管理的重要性及內(nèi)容，并針對存在的問題提出了優(yōu)化建議。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理具有公共服務(wù)性和保密性。首先，事業(yè)單位是一種公益性組織，保存的各類檔案匯總了社會各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過檔案管理對這類無法自動參與市場資源調(diào)配的社會信息進(jìn)行管理。事業(yè)單位的公益性決定了其將為社會無條件地提供檔案信息的查詢、咨詢和借閱服務(wù)，秉承為社會服務(wù)的宗旨。其次，事業(yè)單位是我國重要的信息管理機(jī)構(gòu)之一，其存放的檔案具有保密性，主要服務(wù)于國家機(jī)關(guān)，為其提供檔案信息和管理支持。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

摘要：本文以機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理作為主要研究課題，首先分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題，而后針對性提出了加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略建議，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識薄弱。一直以來，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員并不是十分重視財(cái)務(wù)檔案信息化管理方面的問題，而且存在部分人員甚至一些領(lǐng)導(dǎo)干部都不是完全了解財(cái)務(wù)檔案工作，只是簡單認(rèn)為保管檔案不丟失、不泄密，并能應(yīng)付外調(diào)及查檔就是財(cái)務(wù)檔案的主要工作，沒必要對其過度關(guān)注。財(cái)務(wù)檔案的管理人員大部分都是身兼數(shù)職，而且沒有接受過對檔案知識的專業(yè)培訓(xùn)，不了解檔案的主要工作，包括管理檔案的要求、檔案的重要性和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等，檔案管理方面的意識薄弱。2.財(cái)務(wù)檔案管理缺乏完整性。在實(shí)施會計(jì)核算電算化之后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有妥善保存其產(chǎn)生的大量新的財(cái)務(wù)檔案信息載體，比如電子文檔、程序文件、備份文件等形式的數(shù)據(jù)，所以當(dāng)軟件進(jìn)行升級之后，由于版本不同致使之前的數(shù)據(jù)根本不能使用，而且也沒有制定相關(guān)的電算化財(cái)務(wù)檔案保護(hù)制度，在不同的經(jīng)辦人手中各有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件，使得財(cái)務(wù)檔案歸檔資料極易缺失。3.缺乏財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)人員。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，對財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行全面的收集與儲存屬于其主要工作之一，卻沒有明確規(guī)定財(cái)務(wù)檔案管理工作隸屬哪個(gè)部門。由于財(cái)務(wù)檔案工作的責(zé)任沒有確切落實(shí)，造成財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)許多問題，包括檔案缺位或錯(cuò)位等。財(cái)務(wù)檔案管理需要制定一套具體流程，包含專業(yè)分類、歸檔、存儲等，但是財(cái)務(wù)檔案管理工作的專職管理人員極度缺少，造成一系列嚴(yán)重問題的發(fā)生，比如財(cái)務(wù)檔案分類不明確、歸檔時(shí)間滯后以及經(jīng)常丟失等，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來了很大的不利影響。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略

1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理。為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，需要使機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體職工對檔案管理工作的認(rèn)識得到提升，改變員工對檔案管理工作的看法。通過積極宣傳檔案相關(guān)法律，鼓勵員工學(xué)習(xí)，以及舉辦檔案工作的座談會來構(gòu)建檔案工作的良好氛圍。除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要中間環(huán)節(jié)就是推動檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不但需重視軟硬件的建設(shè)，同時(shí)還需加強(qiáng)文書的處理，并對檔案進(jìn)行及時(shí)有效的歸檔，這些都是推動財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的重視措施。另外，單位財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行會計(jì)核算時(shí)，需以既定的格式要求記錄與儲存各類憑證和賬簿，并以科學(xué)的會計(jì)憑證傳遞程序?yàn)榛A(chǔ)，確保財(cái)務(wù)檔案能夠及時(shí)歸檔，保證其完整性與規(guī)范性。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的整理裝訂時(shí)，不但需確保時(shí)間的及時(shí)性，同時(shí)還需分工明確，這主要是因?yàn)椋浩湟粸楸苊鈺?jì)憑證的遺失，通常需安排指定的會計(jì)憑證管理人員，以每個(gè)月的記賬憑證數(shù)量為基礎(chǔ)，來對其進(jìn)行定期的整理，并裝訂成一份完成的報(bào)告；其二為通過記賬人員來對會計(jì)賬簿進(jìn)行整理和裝訂，通過經(jīng)辦會計(jì)來對會計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理和裝訂，通過各相關(guān)經(jīng)辦人員來對備查類以及各種需歸檔的資料進(jìn)行整理和裝訂，整理完后再通過財(cái)務(wù)檔案管理員來進(jìn)行整體的歸檔。若財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)由檔案室保管起來，便不能再隨意拆封，若實(shí)在需要拆封使用，則需確保原卷宗的封裝依然完好，同時(shí)，還需由檔案室和原經(jīng)辦人員以期進(jìn)行拆封，使用完后再重新存檔，以明確各自的責(zé)任；如果是暫時(shí)存放的財(cái)務(wù)檔案，需要拆封時(shí)應(yīng)向財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人申請，獲取同意后在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行拆封，使用完后重新進(jìn)行歸檔。2.注重財(cái)務(wù)檔案的收集與保存，確保財(cái)務(wù)檔案的完整度。首先，為了保證財(cái)務(wù)檔案不被篡改和便于了解使用過文件的人員，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)實(shí)行電子簽單制度，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制，把握好電子文件的簽入、簽出以及安全工作。另外，為保證財(cái)務(wù)軟件順利升級，使各個(gè)軟件得以互相兼容，需提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲存的標(biāo)準(zhǔn)性及可續(xù)性。其次，完整收集財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)部門需完整的備份各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及文件，以確保計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后可以及時(shí)恢復(fù)公司的會計(jì)電算化系統(tǒng)，從而降低損失。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需將計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲大小以及配套設(shè)備等記錄下來；掌握好財(cái)務(wù)軟件的編程語言及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；將財(cái)務(wù)軟件所涉及的銷售與維護(hù)公司信息詳細(xì)的保存，并將財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的相關(guān)說明書放置在統(tǒng)一的位置，以便于找尋。第三，完整保存財(cái)務(wù)檔案。因財(cái)務(wù)檔案是由磁性介質(zhì)或者光盤來儲存的，考慮到這些載體所具備的物理特性，在保存這些檔案的過程中需進(jìn)行備份，即保存雙份，可以通過“AB備份法”的方式來將數(shù)據(jù)備份，并將檔案歸檔時(shí)間及操作員姓名標(biāo)注上去，分別將兩份文檔儲存于不同的位置，以避免地震或火災(zāi)等意外事故的發(fā)生導(dǎo)致整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)崩潰，無法復(fù)原。儲存這些檔案的位置需避開磁場，確保干燥干凈。對于以磁性介質(zhì)儲存的財(cái)務(wù)檔案，則需安排人員進(jìn)行定期的檢查，并將其復(fù)制下來，以避免因磁性介質(zhì)損壞所導(dǎo)致的財(cái)務(wù)檔案損壞或丟失。3.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案利用率。對于財(cái)務(wù)檔案管理人員，其不但屬于財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)施者，同時(shí)也是財(cái)務(wù)檔案管理的策劃、執(zhí)行和監(jiān)督者，因此，為了保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)行科學(xué)高效，檔案管理人員需要擁有完善的檔案知識和專業(yè)修養(yǎng)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的財(cái)務(wù)人員，對財(cái)務(wù)檔案的整理、編碼、歸檔以及儲存，都必須遵循會計(jì)流程進(jìn)行。除了具備專業(yè)知識外，財(cái)務(wù)檔案管理人員還要熟練現(xiàn)代信息知識技能，鼓勵財(cái)務(wù)檔案管理人員積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升自身的管理水平，與此同時(shí)，也要對檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)加以重視，定期教育本企業(yè)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案保管的人員，這不是一般的上課形式，是為了使他們在一定時(shí)期內(nèi)，能快速增強(qiáng)自己的專業(yè)能力，豐富其財(cái)務(wù)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從而更好地管理財(cái)務(wù)檔案，提高工作效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以從高等院校應(yīng)屆畢業(yè)生中挖掘高技術(shù)人才，吸引他們到本企業(yè)擔(dān)任信息化財(cái)務(wù)檔案管理專門人員，比如那些對現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術(shù)、財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才。還可以與當(dāng)?shù)卣呢?cái)政部門和稅務(wù)部門相互合作，共同對財(cái)務(wù)檔案信息化管理專業(yè)人員進(jìn)行再教育，灌輸最新的職業(yè)道德知識，使得他們能自發(fā)的形成遵紀(jì)守法的思想。

所謂檔案數(shù)字化管理，是指利用掃描、數(shù)字化錄音錄像、云存儲和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將不同載體檔案資源向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲、互聯(lián)網(wǎng)連接、計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理的新模式。隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其與檔案管理的深度融合，檔案管理開啟了數(shù)字化管理時(shí)代，提升了效率和質(zhì)量。

1檔案數(shù)字化意義

1.1實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案數(shù)字化管理使檔案管理從傳統(tǒng)的重實(shí)體向重內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型向電子型資料管理轉(zhuǎn)變，從到檔案室查詢利用向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺檢索轉(zhuǎn)變。在此大背景或模式下，檔案數(shù)字化管理成為實(shí)現(xiàn)信息資源共享的必然舉措和現(xiàn)實(shí)要求。1.2提升檔案利用效率。據(jù)國家檔案局1994—2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，我國僅有不足10%的館藏檔案得到了利用。檔案數(shù)字化管理，深刻地改變了檔案信息的載體及形態(tài)；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，突破了檔案利用的時(shí)空限制，極大地提升了檔案利用效率。1.3利于檔案自身保護(hù)。實(shí)體檔案的保護(hù)對外在環(huán)境有著嚴(yán)格要求，每一次的查詢、復(fù)印都會對檔案原件產(chǎn)生不可逆的影響。檔案數(shù)字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數(shù)影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數(shù)字化管理也是適應(yīng)辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)的需要，能夠滿足用戶的個(gè)性化需求。

2檔案數(shù)字化步驟

2.1數(shù)字化輸入。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備儀器將紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫。2.2數(shù)字化壓縮。檔案信息數(shù)字化輸入后，需要對靜態(tài)圖像、動態(tài)圖像、視音頻信息以及其他類型的數(shù)字檔案信息進(jìn)行數(shù)字化壓縮，以便于檔案數(shù)字信息的傳輸、管理和利用。2.3檔案信息上網(wǎng)。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化輸入、壓縮后，通過WebServer數(shù)據(jù)服務(wù)器，將各種檔案數(shù)字信息傳輸上網(wǎng)。檔案利用者通過瀏覽器實(shí)現(xiàn)查詢和瀏覽，通過USBKEY、網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字證書等確保數(shù)字檔案安全。2.4格式標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統(tǒng)一每一類型的標(biāo)準(zhǔn)和格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理或利用。

3檔案數(shù)字化管理對策

1醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)

檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實(shí)力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機(jī)性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時(shí)且檢索方式單一，影響檔案的使用價(jià)值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強(qiáng)

檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度并不健全，例如，光片、財(cái)務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險(xiǎn)檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實(shí)力”的提高以及質(zhì)量安全的改進(jìn)不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。

2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

【摘要】隨著數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，交通工程科技檔案管理數(shù)字化正成為主流方向之一。建立交通工程科技檔案數(shù)字化管理，能提高管理效率和管理質(zhì)量，從而為交通工程改擴(kuò)建和維護(hù)提供全面高效的檔案依據(jù)及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】交通工程科技檔案；數(shù)字化；管理

當(dāng)前正處于交通工程科技檔案管理技術(shù)改革的關(guān)鍵時(shí)期，伴隨著交通工程建設(shè)不斷發(fā)展，數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，有必要對傳統(tǒng)的交通工程科技檔案管理模式和管理向數(shù)字化進(jìn)行探討，利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)建立數(shù)字檔案并進(jìn)行科學(xué)化管理和深層次的開發(fā)。采用數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存管理相結(jié)合的手段，提高交通工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理建設(shè)全過程和維護(hù)等方面的信息收集建檔，提高檔案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于促進(jìn)檔案管理工作良性循環(huán)。數(shù)字化管理是今后檔案管理的必然趨勢，在針對交通工程科技檔案進(jìn)行管理的過程中，利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)據(jù)庫可以促進(jìn)檔案管理工作良性循環(huán)。同時(shí)，在交通工程科技檔案管理過程中采用科技手段建立數(shù)字檔案，不僅可以為檔案管理工作提供便利條件和提高檔案管理質(zhì)量，而且可以有效提升檔案查詢的快捷服務(wù)和增加檔案查閱者的滿意度。此外，交通工程科技檔案數(shù)字化更有利于檔案的永久保存，檔案管理工作良性循環(huán)有顯效。（二）有利于檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和充分利用。交通工程科技檔案數(shù)字化建設(shè)，利用科技手段促進(jìn)檔案資料信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和充分利用，同時(shí)提高檔案管理水平和推動檔案管理趨向市場化創(chuàng)造條件，可以把檔案數(shù)據(jù)庫保存到云端服務(wù)商，部分不涉密的檔案可以向社會公眾開放，這樣交通工程科技檔案不僅僅是項(xiàng)目工程的重要組成部分，同時(shí)也是社會信息的重要組成部分。交通工程科技檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展可以在一定程度上促進(jìn)數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步，相關(guān)的檔案管理部門也可以借助交通工程科技檔案數(shù)字化進(jìn)行深度開發(fā)。但是值得注意的是，在對交通工程科技檔案進(jìn)行市場化推廣的過程中，一定要注意知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，相關(guān)責(zé)任單位和部門始終要秉承和遵守我國的知識產(chǎn)權(quán)規(guī)定和重要機(jī)密資料保密規(guī)定。嚴(yán)禁將一些屬于機(jī)密范疇的檔案資料納入市場推廣范疇。

二、交通工程科技檔案數(shù)字化發(fā)展存在的問題

檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要指標(biāo)，有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。把握好檔案管理規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)能夠提高事業(yè)單位的競爭力，促進(jìn)單位的健康持續(xù)發(fā)展，為單位的運(yùn)行決策提供正確的方向。為了更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地迎接新的挑戰(zhàn)，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理必須抓好前提基礎(chǔ)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，抓牢安全保障。

一、抓好文件制定收集的前提基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先，公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與其他單位還有所不同。醫(yī)療檔案、科研檔案都具有一定的保密性和特殊性，自實(shí)行全民醫(yī)保和住院報(bào)銷費(fèi)用的比例增加，隨之而來的工作量及需要存檔的相關(guān)資料也就有所增加，要求也就越高，對存檔資料的要求就越要嚴(yán)格，既要真實(shí)可靠又要全面系統(tǒng)，以備歷年查閱。會計(jì)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，必須要財(cái)會科長、分管院長、院長簽字審批層層把關(guān)。

二、抓住材料立卷歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題。一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。資料室人員分工明確，每個(gè)環(huán)節(jié)、每類資料都專人把關(guān)、專人管理。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素，因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索；另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

三、抓牢檔案保密管理的安全保障

檔案，歷史的痕跡，在人類歷史發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個(gè)國家，小到一個(gè)家族、一個(gè)單位，檔案都是不可忽視的部分。時(shí)至今日，檔案管理工作已然是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素，是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要，是企業(yè)或個(gè)人發(fā)展歷程的記錄，也是評價(jià)個(gè)人素養(yǎng)的依據(jù)，檔案管理的重要性不言而喻。然而，許多單位在實(shí)際工作中對檔案管理工作不夠重視，缺乏對檔案的規(guī)范化管理，使得檔案管理的作用得不到充分發(fā)揮。那么，如何有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理呢？

對檔案管理制度進(jìn)行完善

任何工作的開展，制度是關(guān)鍵，制度的完善可以為工作的落實(shí)提供強(qiáng)有力的支撐。因此，在規(guī)范檔案管理工作過程中，必須從完善檔案管理制度入手，對檔案管理的職責(zé)、具體流程、管理標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行量化確定。同時(shí)，基于新形勢下的檔案種類不斷增多，檔案管理理念也在不斷地更新，在制度完善中，還需要充分考慮這些方面的因素，不斷地進(jìn)行制度的創(chuàng)新和更改，以此確保檔案管理制度能夠符合實(shí)際，能夠?yàn)闄n案管理人員落實(shí)工作提供具體的參考依據(jù)。

制訂檔案管理方案

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作已經(jīng)步入信息化時(shí)代。在此時(shí)代背景下，一些傳統(tǒng)的檔案管理方式將被逐步淘汰，新時(shí)期的檔案管理需要不斷地創(chuàng)新發(fā)展，形成新的管理方案。在檔案管理方案制定過程中，工作人員必須要將新時(shí)期的檔案管理要求和現(xiàn)階段的檔案管理實(shí)際情況融合起來，總結(jié)出當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，確定檔案管理工作的階段性目標(biāo)。這樣一來，制定出的檔案管理方案才是有價(jià)值的，檔案管理的有效性才能充分體現(xiàn)出來。

采用信息化管理方法